Modul 1 Administrasi Transaksi

Pengertian Administrasi Transaksi Perusahaan adalah suatu organisasi yang didirikan oleh seseorang atau sekelompok orang atau badan lain yang kegiatannya adalah melakukan produksi dan distribusi guna memenuhi kebutuhan ekonomis manusia. Kegiatan utama perusahaan bertujuan untuk memperoleh laba. Berdasarkan aktivitasnya, perusahaan secara umum dibagi menjadi tiga kategori, yaitu perusahaan jasa, perusahaan dagang, dan perusahaan manufaktur. Transaksi merupakan kegiatan yang umum dilakukan oleh semua manusia tidak terkecuali juga dilakukan oleh sebuah bisnis atau perusahaan. Perbedaan karakteristik antarjenis perusahaan juga menyebabkan adanya perbedaan untuk beberapa transaksi yang dilakukannya. Transaksi tersebut kemudian dikelola oleh bagian administrasi. Guna mengetahui tentang administrasi transaksi, perlu dipahami terlebih dahulu tentang pengertian administrasi dan transaksi. 

1. Pengertian Administrasi 
Istilah administrasi identik dengan catat-mencatat, pembukuan, surat-menyurat, pembuatan agenda, dan sebagainya. Ilmu mengenai administrasi dalam instansi pemerintahan atau suatu perusahaan sangat diperlukan untuk menunjang dalam pelaksanaan kegiatan pemerintah atau perusahaan. Apabila dalam suatu instansi pengelolaan administrasinya baik, maka instansi tersebut juga akan dapat berjalan dengan baik. Administrasi secara umum dapat dibedakan menjadi dua pengertian, yaitu dalam arti sempit dan arti luas. 
a) Administrasi dalam Arti Sempit Menurut Handayaningrat (2002: 2), Administrasi secara sempit berasal dari kata Administratie (bahasa Belanda), yaitu meliputi kegiatan catat mencatat, surat menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik agenda, dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan (clerical work). Dari definisi tersebut dapat diketahui administrasi dalam arti sempit merupakan kegiatan ketatausahaan yang meliputi kegiatan catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan dan pengarsipan surat, serta hal-hal lainnya yang dimaksudkan untuk menyediakan informasi serta mempermudah memperoleh informasi kembali jika dibutuhkan. 
b) Administrasi dalam Arti Luas Administrasi dalam arti luas berasal dari kata Administration (bahasa Inggris) yang dikemukakan beberapa ahli, sebagai berikut: 
  1. Soewarno Handayaningrat Menurut Soewarno Handayaningrat, Administrasi dalam arti luas yaitu: Administration is a process common to all group effort, public or private, civil or military, large scale or small scale... etc. (Administrasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat pada semua usaha kelompok, negara, swasta, sipil, atau militer, usaha besar atau usaha kecil... dan lain-lain). 
  2. William H. Newman William H. Newman dalam bukunya Administrative Action mengemukakan bahwa: Administration has been defined as the guidance, and leadership and control of the effort of a group of individuals towards some common goal. (Administrasi didefinisikan sebagai bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan dari usaha-usaha kelompok individu-individu guna tercapainya tujuan bersama). Definisi tersebut menjelaskan bahwa administrasi memerlukan sebuah tindakan yang dapat berupa bimbingan, kepemimpinan, pengawasan yang efektif yang merupakan fungsi-fungsi administrasi untuk mencapai suatu tujuan bersama yang sudah ditentukan. 
  3. H.A Simon dkk. Menurut H.A. Simon dkk. dalam bukunya Public Administration bahwa: Administration as the activities of group cooperating to accomplish common goals. (Administrasi adalah sebagai kegiatan daripada kelompok yang mengadakan kerja sama untuk menyelesaikan tujuan bersama). Definisi tersebut menjelaskan administrasi memerlukan sebuah kerja sama antara dua orang atau lebih ataupun kelompok-kelompok kepentingan tertentu yang mengadakan pertemuan antarkelompok tertentu agar dapat menyelesaikan tujuan bersama. 
  4. 4) The Liang Gie The Liang Gie (2009: 9) dalam bukunya Adminstrasi Perkantoran Modern mengatakan bahwa: “Administrasi secara luas adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.” Administrasi secara luas tersebut menjelaskan bahwa serangkaian kegiatan yang memerlukan proses kerja sama dan bukan merupakan hal yang baru karena dia telah timbul bersamasama dengan timbulnya peradaban manusia. 
  5. 5) Sondang P. Siagian Menurut Siagian (2008: 2) dalam buku Filsafat Administrasi mengatakan: “Administrasi adalah satu keseluruan proses kerja sama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.” Jadi, dapat disimpulkan dari beberapa pengertian tentang administrasi oleh pendapat para ahli tersebut bahwa pada dasarnya administrasi merupakan kegiatan dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu melalui suatu kerja sama di dalam suatu organisasi untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. 
2. Pengertian Transaksi 
Pengertian transaksi adalah suatu kegiatan yang dilakukan seseorang maupun perusahan yang dapat menimbulkan perubahan terhadap harta atau keuangan, baik itu bertambah maupun berkurang. Contoh transaksi di antaranya membeli barang, menjual barang, berutang, memberi utang, membayar gaji, serta membayar macam-macam biaya yang diperlukan untuk kelangsungan hidup. Supaya lebih memahami tentang transaksi, berikut telah disajikan berbagai macam pengertian transaksi dari beberapa ahli. Selain daripada itu, terdapat beberapa para ahli dalam memberikan teori, gagasan atau pandangannya, walaupun hanya berupa definisi atau pengertian transaksi. Adapun pengertian transaksi menurut para ahli, sebagai berikut. 

a. Pengertian Transaksi Menurut Azhar Susanto Menurut Azhar Susanto (2013: 8) bahwa pengertian transaksi dalam bukunya berjudul Sistem Informasi Akuntansi yang menyatakan bahwa transaksi merupakan peristiwa terjadinya aktivitas bisnis yang dilakukan oleh suatu perusahaan. 

b. Pengertian Transaksi Menurut Mursyidi Menurut Mursyidi (2010: 39), yang menyatakan bahwa pengertian transaksi dalam buku Akuntansi Dasar bahwa definisi transaksi adalah kejadian yang terjadi dalam dunia bisnis, tidak hanya jual beli, pembayaran, dan penerimaan uang, tetapi juga akibat adanya kehilangan karena kebakaran, arus dan juga peristiwa lain yang dapat dinilai dengan uang. 

c. Pengertian Transaksi Menurut Skousen Menurut Skousen (2013: 71) yang dikutip dalam bukunya yang berjudul Pengantar Akuntansi Keuangan yang menyatakan bahwa pengertian transaksi adalah pertukaran barang dan jasa (baik individu, perusahaan-perusahaan, maupun organisasi lain) dan kejadian lain yang memiliki pengaruh ekonomi atas bisnis. 

3. Administrasi Transaksi 
Administrasi transaksi adalah kegiatan untuk mencatat perubahan-perubahan posisi keuangan sebuah perusahaan yang dilakukan secara kronologis dengan metode tertentu, sehingga hasil pencatatan dapat dikomunikasikan kepada pihak yang lain. 

a. Kegiatan Administrasi Transaksi Administrasi mengandung unsur adanya kegiatan tertentu, adanya manusia yang melakukan kerja sama, serta mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Unsur-unsur yang terlibat dalam administrasi transaksi, antara lain manusia, material/harta kekayaan, dan metode. 

b. Maksud dan Tujuan Administrasi Transaksi Pencatatan semua kegiatan usaha yang sangat diperlukan bagi kelancaran dan pengelolaan perusahaan merupakan tugas bagian administrasi. Tugas-tugas tersebut meliputi catatan data-data transaksi bisnis, keuangan, produksi, persediaan produksi, dan hal-hal lain yang dapat memengaruhi kelancaran perusahaan. Adapun maksud dan tujuan adanya administrasi adalah agar seorang pengusaha dapat melakukan hal-hal berikut: 
  • Memantau kegiatan-kegiatan administrasi perusahaannya. 
  • Mengevaluasi kegiatan-kegiatan pengorganisasian perusahaannya. 
  • Menyusun program pengembangan usaha dan kegiatan pengorganisasian perusahaannya. 
  • Mengamankan kegiatan-kegiatan usaha dan organisasi perusahaannya. 
c. Manfaat Administrasi Transaksi 

Dengan pengorbanan yang telah dilakukan untuk melaksanakan administrasi transaksi dengan baik maka perusahaan akan memperoleh beberapa manfaat, antara lain sebagai berikut: 
  • Perusahaan akan dapat dengan mudah menghubungi pihak-pihak lain melalui berbagai media komunikasi, baik itu rekanan, konsumen, instansi pemerintah, maupun supplier. 
  • Risiko kehilangan barang akan dapat diperkecil karena setiap transaksi (baik barang masuk, hasil pembelian, maupun barang keluar dari hasil penjualan) dapat dibukukan dengan rapi. 
  • Memudahkan pelayanan purna jual kepada konsumen karena bukti transaksi konsumen dapat menunjukkan bukti-bukti kesepakan penjualan. 
  • Pemilik perusahaan akan dapat dengan mudah mengikuti perkembangan perusahaannya melalui laporan hasil pencatatan. 
d. Fungsi Administrasi Dalam pelaksanaannya, kegiatan administrasi diwujudkan melalui berbagai fungsi-fungsi manajemen yang terdiri atas perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan. Fungsi manajemen menurut Terry, antara lain perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan. 

B. Pengelompokkan Transaksi 

Setelah memahami apa itu transaksi, selanjutnya yang akan dipelajari adalah pengelompokkan transaksi. Transaksi sendiri dibagi menjadi dua kelompok, yaitu transaksi berdasarkan pihak yang melakukannya dan transaksi berdasarkan sumbernya. 

1. Transaksi Berdasarkan Pihak yang Melakukannya Berdasarkan pihak yang melakukan transaksi atau kegiatan bisnis, transaksi dibagi ke dalam dua jenis. Jenis transaksi tersebut adalah sebagai berikut: 
  • Transaksi Eksternal Pengertian transaksi bisnis adalah segala transaksi atau kejadian bisnis yang berhubungan dengan pihak di luar perusahaan. Transaksi eksternal biasanya berkaitan erat dengan usaha mendapatkan laba dari kegiatan operasional perusahaan atau kegiatan perputaran modal guna menjalankan kegiatan operasional perusahaan. Beberapa contoh transaksi eksternal, antara lain pembelian bahan baku produk, pembelian perlengkapan untuk menjalankan usaha, pembayaran untuk sewa gedung, serta pembelian tempat usaha. 
  • Transaksi Internal Pengertian transaksi eksternal adalah segala transaksi atau kejadian ekonomis yang berhubungan dengan pihak di dalam perusahaan. Selain itu, dengan kata lain, pihak dalam perusahaan adalah bagian-bagian dari perusahaan itu sendiri, seperti divisi dalam perusahaan, pegawai, dan lain sebagainya. Transaksi internal biasanya berhubungan dengan segala sesuatu yang menjalankan kegiatan operasional perusahaan. Beberapa contoh transaksi internal, antara lain pembayaran gaji pegawai, penggunaan perlengkapan perusahaan, serta pemanfaatan nilai guna mesin. 
2. Transaksi Bisnis Berdasarkan Sumbernya Berdasarkan sumber transaksi atau kegiatan bisnis, transaksi dibagi ke dalam dua jenis. Jenis transaksi tersebut adalah sebagai berikut: 
a. Transaksi Usaha Pengertian transaksi usaha adalah segala transaksi atau kegiatan ekonomi yang berkaitan dengan kegiatan usaha atau operasional perusahaan. Berikut beberapa contoh transaksi usaha yang dilakukan perusahaan: 
  • Pendapatan yang diperoleh perusahaan dari operasional. 
  • Penjualan barang dagangan baik tunai maupun kredit. 
  • Pembelian bahan baku untuk produksi. 
  • Pendapatan yang belum diterima atau piutang. 
  • Pendapatan yang diterima di awal/di muka. 
b. Transaksi Modal Penger tian transaksi modal adalah segala transaksi atau kegiatan ekonomi yang berkaitan dengan modal perusahaan, pemilik perusahan, atau penanam saham (investor). Berikut beberapa contoh transaksi modal yang terjadi dalam perusahaan: 
  • Penyerahan investasi atau dana modal dari pemilik perusahaan. 
  • Penanaman investasi atau dana modal dari investor. 
  • Pengambilan dana oleh pemilik perusahan, atau yang disebut juga prive atau drawing. 
  • Pembayaran gaji pegawai perusahaan. 
  • Pembayaran biaya-biaya rutin seperti biaya listrik, telepon, air, dan lain sebagainya. 
3. Transaksi Bisnis Perusahaan 
Seperti yang kita ketahui, berdasarkan aktivitasnya, perusahaan secara umum dibagi menjadi tiga kategori, yaitu perusahaan jasa, perusahaan dagang, dan perusahaan manufaktur. Perbedaan aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan mengakibatkan perbedaan karakteristik transaksi yang ada pada perusahaan tersebut. Secara umum, transaksi yang ada di perusahaan meliputi tiga kegiatan, yaitu transaksi pembelian, transaksi penjualan, transaksi penerimaan kas, dan transaksi pengeluaran kas. 

a. Transaksi Pembelian Transaksi pembelian adalah kegiatan membeli suatu produk dari sebuah toko, perusahaan, maupun perorangan. Transaksi pembelian dibagi menjadi dua, yaitu transaksi pembelian tunai dan transaksi pembelian kredit. 

b. Transaksi Penjualan Perusahaan menjual barang atau jasa kepada konsumen yang pembayarannya dapat dilakukan secara tunai maupun kredit. Transaksi penjualan secara tunai akan dicatat dalam jurnal dengan mengkredit akun penjualan/ pendapatan dan mendebit akun kas. Jika transaksi penjualan dilakukan secara kredit, maka pencatatan dalam jurnalnya adalah dengan mengkredit akun penjualan/pendapatan dan mendebit akun piutang. Selain transaksi penjualan secara tunai, dan penjualan secara kredit terdapat beberapa transaksi yang berhubungan dengan penjualan, di antaranya retur penjualan dan pengurangan harga, potongan penjualan, serta beban angkut penjualan. 

c. Transaksi Penerimaan Kas Contoh transaksi penerimaan kas pada sebuah perusahaan adalah pada saat perusahaan menerima sejumlah kas dari pelanggan yang membayar utangnya dan menjual barang atau jasa lainnya secara tunai. Perusahaan juga akan menerima kas dari kegiatan lain di luar usaha pokok perusahaan. Misalnya, penerimaan kas dari pendapatan bunga, penerimaan kas dari aktivitas sewa, dan lain-lain. 

d. Transaksi Pengeluaran Kas Contoh transaksi pengeluaran kas pada sebuah perusahaan adalah pada saat perusahaan mengeluarkan sejumlah kas untuk melunasi utang pada saat jatuh tempo dan membeli barang atau jasa lainnya secara tunai. Perusahaan juga akan mengeluarkan kas dari kegiatan lain di luar usaha pokok perusahaan. Misalnya, pengeluaran kas dari untuk membayar beban usaha, membayar beban administrasi bank, membayar angsuran bank, dan lain-lain. 

C. Standar Operasional Prosedur (SOP) 
Administrasi Transaksi Setiap perusahaan memiliki pola dan mekanisme tersendiri dalam menjalankan kegiatannya. Pola dan mekanisme tersebut di dalamnya menjelaskan tentang urutan atau langkah-langkah yang diperlukan sesuai dengan standar kerja untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Oleh karena itu, setiap perusahaan membuat Standar Operasional Prosedur (SOP). SOP mempunyai peran penting bagi perusahaan, karena SOP digunakan acuan atau pedoman untuk melakukan pekerjaan atau tugasnya sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja para karyawan sesuai indikator-indikator administrasi, teknik dan prosedural berdasarkan tata kerja, sistem kerja dan prosedur kerja pada unit kerja yang berkaitan. Supaya lebih memahami tentang administrasi transaksi pada perusahaan, sangat penting mempelajari tentang SOP. Berikut akan kita pelajari tentang SOP untuk menangani transaksi dalam sebuah perusahaan: 

1. Pengertian SOP 
Standar Operational Procedure (SOP) berasal dari kata Standar, Operasional, dan Prosedur. Pengertian Standard (Standar) “Something used as a measure, norm, or model in comparative evaluations” (Oxford Dictionary). Artinya, sesuatu yang digunakan sebagai ukuran, norma, atau model dalam evaluasi komparatif. Pengertian Operating (Operasional): “Control the functioning of (a machine, process, or system)” (Oxford Dictionary). Artinya, mengontrol fungsi (mesin, proses, atau sistem). Pengertian Procedure (Prosedur): "An established or official way of doing something” (Oxford Dictionary). Artinya, cara yang tersusun atau resmi melakukan sesuatu. Menurut Tjipto Atmoko dalam Standar Operasional Prosedur (SOP) dan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah, Standar Operasional Prosedur merupakan suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan. Adapun menurut Puspitasari, Rosmawati & Melfrina (2012: 30), “Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan suatu standar/pedoman tertulis yang dipergunakan untuk mendorong dan menggerakkan suatu kelompok untuk mencapai tujuan organisasi”. Dari teori-teori tersebut, dapat disimpulkan bahwa Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan suatu standar acuan atau pedoman yang berisi langkah-langkah kerja untuk mendorong suatu kelompok dalam melakukan pekerjaan dan mencapai tujuan organisasi. 

2. Tujuan dan Manfaat SOP 
Tujuan Standar Operasional Prosedur (SOP) menurut Puspitasari, Rosmawati & Yusniar (2012: 31), terdapat beberapa tujuan dibuatnya SOP, antara lain sebagai berikut: 
  1. Mempertahankan konsistensi kerja karyawan. 
  2. Mengetahui peran dan fungi kerja di setiap bagian. 
  3. Memperjelas langkah-langkah tugas, wewenang, dan tanggung jawab. 
  4. Menghindari kesalahan administrasi. 
  5. Menghindari kesalahan/kegagalan, keraguan, duplikasi, dan inefisiensi. 
Adapun Manfaat Standar Operasional Prosedur (SOP) menurut Puspitasari, Rosmawati & Yusniar (2012: 32), beberapa manfaat penerapan Standar Operasional Prosedur (SOP), antara lain sebagai berikut: 
  1. Dapat menjadi pedoman dalam melaksanakan tugas, menyelesaikan pekerjaan secara konsisten, sebagai alat komunikasi dan pengawasan. 
  2. Meningkatkan rasa percaya diri karyawan dalam melakukan pekerjaan dan mengetahui jelas dengan pekerjaan yang harus dilakukan. 
  3. Dapat digunakan sebagai salah satu alat pelatihan dan tolok ukur kinerja karyawan. 

3. Fungsi SOP 
Berikut beberapa fungsi SOP: 
  1. Memperlancar tugas petugas atau tim. 
  2. Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan. 
  3. Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak. 
  4. Mengarahkan petugas untuk sama-sama disiplin dalam bekerja. 
  5. Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin. 
4. SOP Administrasi Transaksi 
Setiap jenis transaksi akan mempunyai SOP masing-masing yang dapat digambarkan sebagai berikut: 
a. SOP Pembelian 
Standar operasional prosedur untuk menangani administrasi transaksi pembelian adalah sebagai berikut: 
  1. Bukti permintaan bagian penjualan atau produksi dibuktikan dengan surat permintaan. 
  2. Survei pasar dengan mengirimkan surat penawaran order kepada berbagai perusahaan untuk memperoleh harga dan kualitas barang terbaik (apabila belum mempunyai supplier tetap). 
  3. Perusahaan yang menjadi supplier barang adalah perusahaan yang mampu secara rutin menyediakan pasokan barang. 
  4. Guna memutuskan supplier yang benar-benar memberikan keuntungan terbaik, maka bagian pembelian harus benar-benar mempertimbangkan harga , kualitas, dan pelayanan pascajual. 
  5. Surat pesanan ditandatangani oleh kepala bagian pembelian dan direktur utama perusahaan. 
  6. Buat perjanjian yang memberikan perlindungan terhadap barang yang dibeli, seperti garansi, return barang, dan sebagainya. 
  7. Pemeriksaan barang dilakukan oleh ahlinya apakah sesuai dengan pesanan atau tidak (baik kualitas maupun kuantitas). Bila ya, maka barang akan masuk ke gudang. Bila tidak, maka barang akan dikembalikan dengan memberikan nota hasil pemeriksaan kepada penjual 
  8. Membayar jumlah transaksi sesuai dengan prosedur pengeluaran kas. 

b. SOP Penjualan Tunai 
Standar operasional prosedur untuk menangani administrasi penjualan tunai adalah sebagai berikut: 
  1. Permintaan pelanggan dibuktikan dengan surat permintaan (order) dari calon pembeli. 
  2. Negosiasi dibuktikan dengan bukti pertemuan berupa notulen (catatan kesepakatan sementara). 
  3. Membuat dan menandatangani surat perjanjian dibuktikan dengan adanya surat perjanjian. 
  4. Faktur dibuat dengan benar dan teliti, sehingga tidak meragukan perusahaan dan konsumen, faktur dibuat beberapa rangkap untuk kepentingan administrasi. 
  5. Barang dagangan sebelum dijual diperiksa apakah sesuai dengan pesanan pembeli, tidak cacat, dan apakah sesuai standar mutu. Bila ya, maka barang dikirim kepada pembeli. Bila tidak, barang dikembalikan lagi ke gudang. 
  6. Cocokkan invoice asli dan rangkap. Bila cocok, terima pembayaran barang dan periksa uang tunai yang dibayarkan dengan teliti. 
  7. Buat bukti penerimaan uang (kuitansi) sesuai dengan jumlah uang yang diterima. 
  8. Kirimkan barang yang dijual dengan cepat kepada konsumen sebagai pelayanan yang sempurna. 
c. SOP Penjualan Kredit 
Standar operasional prosedur untuk menangani administrasi penjualan kredit adalah sebagai berikut: 
  1. Permintaan pelanggan dibuktikan oleh surat permintaan (order) dari pembeli. 
  2. Negosiasi dibuktikan dengan catatan (notulen) hasil pertemuan yang termuat kesepakatan-kesepakatan. 
  3. Aplikasi kredit dibuat oleh calon pembeli. 
  4. Periksa formulir aplikasi kredit, apakah sesuai dengan bukti-bukti yang dilampirkan. 
  5. Survei kepada calon pelanggan dibukikan dengan formulir bukti survei yang terisi lengkap. Berikan rekomendasi seperlunya. 
  6. Persetujuan dari manajer bagian kredit dibuktikan dengan diotorisasikannya (ditandatanganinya) formulir aplikasi kredit. 
  7. Apabila ya, maka dilakukan proses penjualan. Apabila tidak, maka dikembalikan kepada calon pelanggan. 
  8. Surat perjanjian dibuat sesuai dengan standar perusahaan. 
  9. Buatlah invoice (faktur). 
  10. Kirimkan barang yang dijual dengan cepat kepada konsumen sebagai pelayanan yang sempurna. 
d. SOP Penerimaan 
Kas Standar operasional prosedur untuk menangani administrasi penerimaan kas adalah sebagai berikut: 
  1. Penerimaan uang tunai dimulai dari terjadinya transaksi yang menyebabkan penerimaan kas seperti penjualan tunai, penerimaan pembayaran piutang, dan lain-lain 
  2. Periksa bukti transaksi yang dikeluarkan oleh bagian penjualan dengan teliti dan cocokkan dengan rangkapannya. 
  3. Hitung jumlah transaksi dengan benar. 
  4. Periksa uang yang diterima dengan benar. Gunakan alat untuk mengecek uang secara fisik. Apabila pelanggan menggunakan cek maka periksa keabsahan cek tersebut. Selanjutnya, buat konfirmasi keabsahan cek tersebut kepada bank yang mengekuarkan cek tersebut. 
  5. Buatkan bukti transaksi penerimaan kas seperti kuitansi. 

e. SOP Pengeluaran Kas 
Standar operasional prosedur untuk menangani administrasi uang kas adalah sebagai berikut: 
  1. Pengeluaran uang dimulai dari transaksi pembelian tunai, pembayaran utang dan pembayaran biaya-biaya. 
  2. Cocokkan antara bukti pembelian yang dibawa supplier dengan rangkapannya. Apabila cocok ambil bukti pengeluaran uang (bisa bank/tunai), kemudian supplier menandatangani bukti pengeluaran bank atau kuitansi. 
  3. Berikan cek atau uang tunai. 
  4. Terima bukti transaksi (bukti pengeluaran bank/kuitansi) yang telah ditandatangani supplier. 
Alur Transaksi 
Membuat bukti transaksi merupakan tindakan awal yang dapat dilakukan perusahaan terhadap harta kekayaan perusahaan dari pembocoran yang dilakukan orang-orang yang tidak bertanggungjawab. Bukti transaksi harus dibuat berdasarkan alur yang telah disiapkan perusahaan karena harus mampu mengamankan harta kekayaan. Setiap jenis transaksi mempunyai alur masing-masing yang dapat diuraikan sebagai berikut: 

Alur Transaksi Pembelian 
Transaksi pembelian adalah suatu kegiatan untuk memperoleh barang dan atau jasa dengan cara memberikan balas jasa berupa sejumlah uang yang nilainya sama dengan barang atau jasa yang diperolehnya. Barang atau jasa yang dibeli adalah untuk memenuhi kebutuhan konsumen, pedagang dan produsen. Bagi konsumen, barang atau jasa yang dibeli akan digunakan untuk konsumsi sendiri, misalnya barang kebutuhan pokok, barang kebutuhan penunjang dan barang mewah. Bagi pedagang, barang yang dibeli akan dijual kembali dengan maksud untuk memperoleh keuntungan. 

Bagi produsen, barang yang dibeli adalah untuk memenuhi kebutuhan perusahaan misalnya bahan baku, digunakan untuk menunjang proses produksi. Alur transaksi pembelian dengan disertai bukti transaksi, dapat digambarkan sebagai berikut: 

a. Proses pembelian akan dimulai dari permintaan bagian penjualan atau bagian produksi yang dibuktikan dengan surat permintaan. Barang yang akan dibeli dapat ditentukan dengan 3 cara yaitu: 
  • Intuitif, cara ini dilakukan dengan memprediksi barang apa yang dibutuhkan pelanggan. Kebutuhan apa yang paling banyak diperlukan oleh konsumen dicerminkan kepada kebutuhan diri kita sendiri. Hasilnya dapat kita susun misalnya daftar kebutuhan pakaian dan kebutuhan rumah tangga. 
  • Penelitian pasar, yaitu dengan meneliti permintaan-permintaan konsumen yang paling banyak atau dengan cara langsung terjun ke masyarakat umum. 
  • Perhitungan stok barang, bagian penjualan akan menyampaikan permintaan barang ke bagian gudang. Bagian gudang akan mengecek barang yang ada di gudang, selanjutnya dikirim ke bagian penjualan. Bagian gudang akan mencatat pada buku persediaan apabila persediaan barang hampir habis dan akan melakukan pemesanan barang kepada supplier. 
b. Melakukan survey pasar. 
Survey pasar yang dilakukan adalah untuk memilih produsen/agen/grosir yang terbaik yang dapat dijadikan supplier bagi perusahaan. Kegiatan ini dapat dilakukan dengan cara memasang iklan di media masa, mencari dari iklan penjualan barang dari perusahaan lain, mendatangi pusat-pusat perbelanjaan yang terkenal, atau mendatangi kantor dinas perdagangan dan perindustrian. Hasil dari kegiatan ini adalah adanya daftar harga dan catalog yang dilengkapi dengan persyaratan pembelian-pembelian secara jelas. Dengan catalog perusahaan akan dapat menentukan produsen/grosir/agen mana yang akan dipilih sebagai supplier. Setelah memilih, perusahaan dapat mengirimkan surat penawaran order kepada produsen/grosir/agen yang dipilh untuk memperoleh harga dan kualitas barang yang terbaik. 

c. Menerima penawaran dari berbagai perusahaan. Pada tahap ini perusahaan melakukan penjajagan dengan mengirimkan surat permintaan penawaran barang, selanjutnya perusahaan-perusahaan yang terpilih akan mengirimkan surat penawaran yang lebih terinci bila dibandingkan dengan catalog dan daftar harga. Sehingga gambaran yang lebih jelas dan lebih menguntungkan akan diperoleh perusahaan. 

d. Menentukan suplier yang benar-benar memberikan keuntungan terbaik dengan mempertimbangkan harga, kualitas dan pelayanan purna jual. 

e. Membuat daftar barang yang akan dibeli 

f. Mengirimkan surat pesanan kepada perusahaan supplier yang dipilih 

g. Membuat dan menandatangani surat perjanjian dengan supplier 

h. Menerima barang 

i. Memeriksa barang apakah sesuai dengan pesanan atau tidak (kualitas maupun kuantitas). Apabila sesuai maka barang akan masuk ke gudang. Apabila tidak sesuai maka barang akan dikembalikan dengan memberikan nota hasil pemeriksaan barang kepada supplier. 

j. Membayar jumlah transaksi sesuai dengan prosedur pengeluaran kas 


Alur Transaksi Penjualan Tunai 
Penjualan tunai merupakan penjualan yang bebas dari resiko kerugian akibat tidak terbayarnya barang. Oleh karena itu alur penjualan tunai ini diusahakan dibuat sesederhana mungkin bagi para pelanggan. Alur transaksi penjualan tunai dengan disertai bukti transaksi, dapat digambarkan sebagai berikut: 
  1. Penjualan bermula dari permintaan pelanggan (lisan maupun tertulis) yang dibuktikan dengan adanya surat permintaan (order) 
  2. Negosiasi dibuktikan dengan bukti pertemuan berupa notulen (catatan kesepakatan sementara) 
  3. Membuat dan menandatangani surat perjanjian 
  4. Membuat invoice atau Faktur dengan benar dan teliti, sehingga tidak merugikan perusahaan dan konsumen. Faktur dibuat beberapa rangkap untuk kepentingan administrasi 
  5. Memeriksa barang dagangan sebelum dijual, diperiksa terlebih dahulu apakah sesuai dengan pesanan pembeli, tidak cacat, dan apakah sesuai dengan standar mutu. Bila ya, maka barang dikirim kepada pembeli, bila tidak, maka barang dikembalikan lagi ke gudang 
  6. Menerima pembayaran dengan terlebih dahulu mencocokkan invoice asli dan rangkapnya. Bila cocok, terima pembayaran barang dan periksa uang tunai yang dibayarkan dengan teliti 
  7. Membuat bukti transaksi penerimaan uang berupa kuitansi sesuai dengan jumlah uang yang diterima 
  8. Mengirimkan barang yang dijual dengan cepat kepada konsumen sebagai pelayanan yang sempurna dengan membawa surat jalan. 
Alur Transaksi Penjualan Kredit 
Penjualan kredit adalah penjualan barang yang pembayarannya ditangguhkan sampai beberapa waktu kemudian sesuai dengan penjanjian penjualan. Dengan penjualan kredit artinya penjual mengeluarkan barang tanpa memperoleh kompensasi langsung dari pembeli. Penjualan jenis ini mengandung resiko kerugian karena dimungkinkan pelanggan melanggar perjanjian (tidak membayar, terlambat membayar atau pembeli bangkrut). Oleh karena itu penjualan kredit ini harus diikuti dengan kehati-hatian, misalnya dengan menerapkan prosedur penjualan kredit secara ketat. 

Alur transaksi penjualan kredit dengan disertai bukti transaksi, dapat digambarkan sebagai berikut: 
  1. Alur penjualan kredit dimulai dari permintaan pembeli yang dibuktikan dengan surat permintaan (order) 
  2. Negosiasi dibuktikan dengan bukti pertemuan berupa notulen (catatan kesepakatan sementara) yang memuat kesepakatan-kesepakatan 
  3. Menerima aplikasi kredit yang dibuat oleh calon pembeli 
  4. Memeriksa formulir aplikasi kredit (sales), apakah sesuai dengan bukti-bukti yang dilampirkan 
  5. Melakukan survey kepada calon pelanggan untuk mendapatkan kepastian bahwa calon pelanggan dapat memenuhi kewajibannya di masa yang akan datang, dibuktikan dengan formulir bukti survei yang terisi lengkap, dan berikan rekomendasi seperlunya 
  6. Meneruskannya kepada kepala bagian kredit untuk mendapatkan persetujuan kredit dengan melampirkan bukti hasil survey sebagai bahan pertimbangan. Persetujuan kredit dibuktikan dengan ditandatanganinya formulir aplikasi kredit 
  7. Apabila ya, maka dilakukan proses penjualan. Apabila tidak, maka dikembalikan kepada calon pelanggan. 
  8. Membuat surat perjanjian penjualan kredit yang sesuai dengan standar perusahaan 
  9. Membuat bukti transaksi berupa invoice 
  10. Menyerahkan barang dengan mengirimkannya secara cepat kepada konsumen sebagai pelayanan yang sempurna dengan membawa surat jalan. 
Alur Transaksi Penerimaan Kas 
Alur Harta kekayaan perusahaan yang paling cepat berubah jumlahnya adalah uang (kas), karena sifat perubahannya yang cepat tanpa diikuti oleh bukti kepemilikan. Uang tunai merupakan harta kekayaan perusahaan yang paling mudah diselewengkan. Oleh karena itu perlindungan terhadap uang tunai harus benar-benar ketat. 

Alur Transaksi Pengeluaran Uang Kas 
Alur transaksi pengeluaran uang kas dengan disertai bukti transaksi, dapat digambarkan sebagai berikut: 
  1. Alur pengeluaran uang kas dimulai dari transaksi pembelian tunai, pembayaran utang dan pembayaran biaya-biaya. 
  2. Menerima bukti pembelian yang dibawa supplier untuk kemudian dicocokkan antara bukti pembelian tersebut dengan rangkapannya, apabila cocok ambil bukti pengeluaran uang (bisa bank/tunai), kemudian supplier menandatangani bukti pengeluaran bank atau kuitansi 
  3. Melakukan pembayaran dengan memberikan cek atau uang tunai 
  4. Menerima bukti transaksi yang telah ditandatangani oleh supplier. 

Sumber: 

Sumaryani, Dwi. Septiana DC. 2019. Administrasi Transaksi Kleas Xi. Tim Quantum Book 

Soerjandari, Erna. 2014. Administrasi Transaksi Di Kelas Xi. Jakarta: Kementerian Pendidikan Dan Kebudayaan. 

Said, Umar. 2016. Modul Guru Pembelajar Sekolah Menengah Kejuruan (Smk) Kompetensi Profesional: Administrasi Transaksi. Jakarta: Kementerian Pendidikan Dan Kebudayaan.

11 comments:

  1. NAMA : NADILASYAH PUTRI
    KLS : XI-BDP 1
    M.PEL: B.ONLINE

    Dari materi di atas saya mudah memahami materinya dan penjelasannya sangat detail sehingga siswa mampu Memahami materi tersebut.

    ReplyDelete
  2. Widya alfina
    -menurut saya materi tersebut mudah dimengerti

    ReplyDelete
  3. Menurut saya penjelasan materi ini sangat jelas dan mudah untuk di mengerti

    ReplyDelete
  4. Siti nafilla
    Xl bdp 1

    penjelasan yang begitu kompleks dengan pencabaran yang sangat mudah dipahami dan dimengerti membuat pembaca mudah mengerti

    ReplyDelete
  5. DIRA AMANDA HARAHAP
    XI BDP 1

    Menurut saya penjelasannya sangat detail, sehingga membuat pembaca mudah mengerti dan saya sebagai siswa mampu memahami materi tersebut.

    ReplyDelete
  6. SALSA TRI NURJANA
    XI BDP 1

    PENJELASAN SANGAT BAGUS DAN MUDAH DIMENGERTI

    ReplyDelete
  7. Kanaya Bunga Jasmine Simatupang
    XI BDP 1
    Menurut saya materi diatas sangat mudah dipahami dan penjelasannya sangat bagus

    ReplyDelete
  8. Dian shafinas
    Xl BDP 1
    Menurut saya meteri diatas cukup bagus,penjelasannya mudah dimengerti dan dipahami,penggunaan kalimat nya sederhana sehingga dapat dimengerti.

    ReplyDelete
  9. Putri Ramadhani
    XI BDP 1
    Penjelasan yang disampaikan oleh penulis untuk pembaca sangat sederhana dan mudah dipahami apalagi untuk pelajar seperti saya jafi lebih cepat memahami apa itu administrasi transaksi

    ReplyDelete
  10. Nama: fitra maisya putri
    Kls:XI BDP 1

    Owh penjelasan ya sangat lengkap dan mudah dipahami secara jelas dan materi ya pun sangat lengkap dan penggunaan kalimatnya sederhana sehingga dapat dipahami

    ReplyDelete
  11. Putri khairani lubis
    XI BDP-1
    Wah good job materinya sangat amat jelas.

    ReplyDelete

give comment ya

Powered by Blogger.