Dokumen sebagai
tanda bukti yang mendukung serta mengesahkan atas transaksi yang dilakukan atau
tanda bukti adanya kewajiban pada pihak lain yang masih harus dilaksanakan,
misalnya cek, bilyet giro, dan dokumen pengiriman uang; lihat juga bukti
pelunasan (voucher).
Apa itu Bukti Transaksi?
Tiap kegiatan jual
beli yang dilakukan, pasti ada pencatatan. Pencatatan atas transaksi tersebut
yang akan dijadikan bukti transaksi. Bukti transaksi dapat dibedakan
sesuai dengan kejadiannya, transaksi yang terjadi di perusahaan terdiri dari
transaksi internal, dan transaksi yang terjadi dengan pihak di luar perusahaan
adalah transaksi eksternal. Kedua transaksi ini secara otomatis dapat mengubah
posisi harta, kewajiban dan modal pada perusahaan. Perubahan ini
yang akan mempengaruhi keseimbangan dalam persamaan dasar akuntansi.
Tujuan & Fungsi Bukti Transaksi
Bukti transaksi
yang sudah dicatat merupakan pegangan untuk mempermudah akuntan perusahaan dalam menyusun laporan keuangan. Dari pencatatan tersebut dapat
diketahui pihak yang bertanggung jawab atas terjadinya transaksi, dan dapat
menghindari duplikasi pada pengumpulan data keuangan. Selain itu, bukti
transaksi dapat mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan
transaksi dalam bentuk tulisan.
Pentingya Bukti Transaksi
Coba anda bayangkan! Ketika dalam proses
pencatatan akuntansi terjadi, namun tidak ada bukti-bukti proses pencatatan?. Ibaratnya
sebuah proses yang wajib di pertanggaung jawabkan, dengan alasan tersebut
akuntansi memerlukan bukti-bukti yang dapat mendasari berbagai pencatatan
tersebut.
Sehingga selanjutnya akan menjadi sebuah
bentuk laporan keuangan. Proses akuntansi adalah proses yang melibatkan secara
langsung berbagai bagian (bila dalam perusahaan besar). Sehingga setidaknya
masing-masing bagian harus memegang bukti-bukti tersebut dan dijadikan sebagai
bagian atas proses komunikasi dalam perusahaanya.
Bukti-bukti yang saya maksudkan ini bukanlah bukti yang hanya asal catat saja. Namun di dalam akuntansi biasa dikenal dengan sifat-sifat bukti yang wajib ada didalamnya. Dan apabila tidak terkandung sifat ini didalamnya maka bukti tersebut tidaklah sah. Berikut ini terdapat beberapa hal penting darai bukti transaksi tersebut.
1. Menyampaikan keterangan sifat transaksi
Hal tersebut memperlihatkan pada jenis
transaksi apa yang dibuktikan dalam catatan tersebut, apakah pembayaran utang
atau mungkin juga penerimaan yang lainya.
2. Menyertakan pihak-pihak yang terlibat
Bukti transaksi menjadi sebuah proses
haruslah melibatkan banyak pihak yang lain, selain dari bisnis anda, harus
dijelakan siapa saja yang ikut andil dalam transaksi tersebut. Subyek ini akan
menentukan juga transaksi yang berikutnya.
3. Menuliskan jenis barang/jasa yang ada dalam transaksi
Maksud dari mencantumkan barang/jasa dengan
tujuan agar tidak terjadi transaksi dua kali untuk mengurusi hal yang sama. Kesalahan
tersebut bisa menghasilkan tidak sesuainya sistem akuntansi yang anda buat.
4. Menyertakan Tanggal Transaksi
Nah hal yang satu ini sering sekali
terlupakan dalam proses pembuatan catataan. Padahala bagaimana mungkin sih anda
dapat melakukan pencatatan secara kronologis apabila bukti transaksi
pencatatanya tidak di cantumkan tanggal. Jika anda sudah bisa memahami
prinsip-prinsip penulisan bukti transaksi yang sudah saya jelaskan diatas.
Jenis-jenis Transaksi
Jenis-Jenis Transaksi Transaksi yang terjadi
sehari-hari di perusahaan terbagi menjadi 2 jenis, yaitu:
a). Trasnsaksi internal
Transaksi internal
adalah transaksi yang terjadi yang melibatkan hanya bagian-bagian yang ada di
dalam perusahaan, lebih menekankan perubahan posisi keuangan yang terjadi antar
bagian yang ada dalam perusahaan seperti memo dari pimpinan kepada seseorang
yang ditunjuk, perubahan nilai harta kekayaan karena penyusutan, pemakaian
perlengkapan kantor.
b). Transaksi eksternal.
Transaksi eksternal adalah transaksi yang melibatakan pihak luar perusahaan, seperti transaksi pembelian, penjualan, pembayaran hutang piutang. Bukti pencatatan transaksi yang berhubungan dengan pihak internal yaitu berkaitan dengan bagian yang ada di dalam perusahaan maupun eksternal perusahaan dalam hal ini adalah pelanggan dan pembeli. Bukti transaksi harus dibuat berdasarkan alur yang telah disiapkan oleh perusahaan.
Jika dilihat dari asalnya, bukti transaksi dibedakan menjadi:
1. Bukti transaksi internal yaitu bukti
pencatatan kejadian di dalam perusahaan itu. Bukti transaksi internal, antara
lain:
1) Memo
Memo adalah sebuah surat atau catatan yang dibuat secara singkat, padat, dan jelas dengan maksud dan tujuan tertentu kepada penerima tanpa adanya basa-basi. Penulisan memo biasanya tidak lebih dari 10 baris, dan penulisannya bisa diketik ataupun dengan tulisan tangan. Memo ditulis untuk memberi arahan, permintaan, atau pemberitahuan, sehingga tidak memerlukan salam pembuka atau penutup seperti surat.
Berdasarkan penggunaannya, memo ada yang
bersifat resmi dan ada yang tidak resmi (pribadi). Memo yang bersifat resmi
biasanya digunakan sebagai surat pernyataan hubungan resmi dari pimpinan untuk
bawahannya, yang dikeluarkan oleh lembaga, instansi atau organisasi. Memo tidak
resmi digunakan sebagai nota atau surat pernyataan tidak resmi antar teman,
saudara, atau pihak ketiga yang terlibat dengan organisasi, lembaga, atau
instansi.
Struktur Memo
- Kepala Memo – Terdiri dari kop memo (hanya untuk memo resmi), nama pengirim, serta nama penerima.
- Badan Memo – Terdiri dari isi memo, yaitu apa yang ingin disampaikan kepada penerima. Pesan yang disampaikan harus jelas dan tidak berbelit-belit.
- Kaki Memo – Terdiri dari tanggal, tanda tangan, serta nama lengkap pengirim.
Ciri-ciri Memo
- Memo berupa bentuk komunikasi yang berisi saran, arahan, atau penjelasan mengenai suatu hal.
- Memiliki bagian seperti surat, namun lebih sederhana.
- Informasi yang dikirim jelas dan relevan.
- Biasanya tidak mencantumkan identitas kantor seperti nama kantor, nomor telepon, alamat kantor secara lengkap karena peredarannya yang terbatas.
- Memo dapat disampaikan secara horizontal (pihak yang memiliki jabatan setara) maupun vertikal (penyampaian dari atasan kepada bawahan atau sebaliknya).
2) Bukti Kas Masuk
Bukti kas masuk adalah tanda bukti transaksi
bahwa perusahaan telah menerima uang secara cash atau secara tunai atas
pelunasan piutang atau atas penjualan tunai.
3) Bukti Kas Keluar
2. Bukti transaksi eksternal yaitu bukti
pencatatan transaksi yang terjadi dengan pihak luar perusahaan. Bukti tersebut
antara lain:
a) Nota Kontan
Nota Kontan adalah sebuah bukti pembayaran atau dokumen pembayaran yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli. Lembaran pertama atau asli akan disimpan oleh pembeli sedangkan lembaran kedua atau copy-anya akan disimpan oleh penjual sebagai bukti transaksi atas penjualan barang secara tunai.
Dalam nota kontan memuat sebuah informasi
mengenai hal-hal sebagai berikut:
- Nama perusahaan/nama toko sebgai yang mengeluarkan nota
- Nomor nota
- Tanggal transaksi
- Jenis barang
- Jumlah barang yang diambil/dibeli
- Harga satuan barang
- Jumlah harga
b) Faktur (invoice)
Invoice atau Faktur adalah sebuah pernyataan tertulis mengenai barang yang telah dijual, baik dalam jumlah dan harganya. Faktur dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli. Salah satu fungsi dari faktur adalah sebagai bahan pertimbangan pembeli dalam meneliti kembali akan barang-barang yang telah dibelinya.
Bukti faktur ini juga diperlukan apabila nantinya akan terjadi retur pembelian atau retur penjualan. Faktur dibedakan kedalam dua jenis, yakni faktur pembelian dan faktur penjulan. Untuk pihak pembeli, faktur yang diterima merupakan faktur pembelian, begitu pula bagi penjual, faktur yang ada ditangannya adalah faktur penjualan barang dagangannya.
Didalam faktur terdapat informasi mengenai hal-hal sebagai berikut:
- Nama barang dan alamat penjual
- Nomor faktur
- Nama adan alamat pembeli
- Tanggal pembayaran
- Syarat pembayaran
- Keterangan mengenai barang yang meliputi harga satuan barang, jenis barang, barang kuantitas, dan jumlah harga.
c) Kuitansi (official Receipt)
Kwitasnsi merupakan merupakan sebuah bukti dari transaksi pada saat penerimaan sejumlah uang. Kwitansi ini dibuat dan ditanda tangani oleh pihak penerima uang lalu kemudian diserahkan kepada yang melakukan pembayaran. Umumnya kwitansi terdiri dari dua bagian, dimana bagian pertama akan diberikan kepada pihak yang membayar sebagai buktin pencatatan pengeluaran uang, sedang bagian yang kedua dapat dijadikan sebagai bukti pencatatan penerimaan uang.
Berikut ini adalah bagian dari ciri-ciri yang
terdapat pada kwitansi:
- Adanya tanggal transaksi
- Tercantum nama pihak pemberi uang
- Jumlah/nominal uang
- Keterangan atau maksud dan tujuan dari transaksi pemberian uang tersebut.
- Tanda tana yang disertai materai bila dibutuhkan.
- Tata Cara Pembuatan Kwitansi
Beberapa hal yang diperhatikan dalam
pembuatan kwitansi.
- Nama lengkap dari orang yang melakukan transaksi atau instansi yang memberikan uang.
- Tujuan pembayaran, menjelaskan untuk apa pembayaran tersebut dilakukan.
- Caps/ stempel dinas atau perusahaan yang menerima pembayaran.
- Jika menggunakan materai, seharusnya tanda tangan mengenai materai yang ditempelkan.
- Nomer kwitansi ini berperan supaya membedakan antara satu dengan kwitansi lainya. Dapat di buat dengan urutan angka atau huruf, dengan penomoranya bisa dikerjakan sesuai keperluan yang diinginkan.
- Jumlah uang yang diserahkan yaitu besaran nominal yang diyulis sama juga degan angka atau huruf.
- Tempat, tanggal dan hari terjadinya transaksi.
Catatan: kwitansi dibuat dan ditandatangani
oleh pihak penerima uang yang kemudia diberikan kepada yang melakukan
pembayaran.
d) Nota Debet dan Nota Kredit
Pengertian Nota debet adalah dokumen transaksi sebagai permintaan pengurangan harga kepada pihak penjual atau bukti yang berisi informasi yang menyatakan tentang pengiriman kembali barang yang tidak sesuai dengan pesanan (rusak). Nota debet merupakan pemberitahuan atau perhitungan yang dikirimkan suatu perusahaan atau badan usaha kepada konsumennya, bahwa akunnya telah di debet dengan jumlah nominal tertentu. Nota debit dibuat oleh pihak pembeli.
Hal-hal yang tercantum pada nota debit dan nota kredit pada prinsipnya adalah sama, hanya terdapat perbedaan pada informasi yang tercantum di dalam masing-masing nota. Pada intinya bukti transaksi yang bernama nota kredit dan nota debit dikeluarkan saat terjadi ketidakcocokan atau tidak sesuai dengan barang yang diharapkan oleh pihak pembeli.
Nota Kredit adalah sebuah bukti transaksi penerimaan barang yang telah dijual atau pengambilan barang. Nota kredit dikeluarkan oleh pihak penjual, salah satu fungsi dari nota kredit ini adalah sebagai alat persetujuan dari pihak penjual atas permohonan pengurangan harga yang diminta oleh pihak pembeli karena barang yang diterima mengalami kerusakan atau tidak sesuai dengan apa yang dipesan oleh pembeli.
e) Cek (Cheque)
Cek terdiri dari dua bagian yaitu :
- Pada bagian sebelah kiri buku cek sebagai bukti arsip pihak yang mengeluarkan dan menandatangani cek tersebut.
- Bagian sebelah kanan dapat diberikan kepada pihak yang menerima pembayaran cek tersebut.
f) Bilyet giro
Sumber: https://guruakuntansi.co.id/bukti-transaksi/
Pengertian Bilyet Giro adalah sebagai surat perintah untuk memindahbukukan sejumlah uang dari rekening nasabah suatu bank ke rekening penerima yang namanya disebutkan dalam bilyet giro pada bank yang sama atau pada bank lain (berbeda).
Perlu diingat bahwa penerima bilyet giro tidak bisa menukarkannya dengan uang tunai kepada bank yang bersangkutan. Tetapi dapat menyetorkan bilyet giro kepada bank untuk menambah simpanan di rekeningnya.
g) Rekening Koran
Pengertian Rekening Koran adalah bukti untuk mutasi kas di bank yang disusun oleh pihak bank untuk para nasabahnya.
Transaksi Bisnis Berdasarkan Sumbernya
Berdasarkan sumber transaksi atau kegiatan bisnis, transaksi bisnis dibagi ke dalam dua jenis. Transaksi Usaha Dan Transaksi Modal, Berikut Jenis-jenis transaksi berdasarkan bidang yang dipengaruhinya, terdiri dari :
a. Transaksi modal
Transaksi modal adalah transaksi yang mempengaruhi modal suatu perusahaan baik bertambah maupun berkurang. Contoh transaksi modal antara lain:
- Pemilik menyetorkan sejumlah uang tunai untuk modal usaha, yang bila berjumlah sangat besar bisa menggunakan cheque. Pemilik mengambil sebagian modal untuk kepentingan pribadi (prive)
- Pemilik perusahaan menyerahkan kendaraan pribadinya kepada perusahaan untuk operasional perusahaan
Contoh Transaksi Modal Yang Terjadi Dalam Perusahaan:
- Penyerahan investasi atau dana modal dari pemilik perusahaan.
- Penanaman investasi atau dana modal dari investor.
- Pengambilan dana oleh pemilik perusahan, atau yang disebut juga prive atau drawing.
- Pembayaran gaji pegawai perusahaan.
- Pembayaran biaya-biaya rutin seperti biaya listrik, telepon, air, dan lain sebagainya.
b. Transaksi usaha
Transaksi usaha adalah transaksi yang berkaitan dengan kegiatan utama perusahaan. Yang dimaksud kegiatan utama perusahaan adalah kegiatan yang menjadi operasional perusahaan, contoh perusahaan jasa service computer, maka kegiatan utamanya adalah memperbaiki computer yang rusak dari pelanggannya. Dalam usaha service tersebut akan muncul transaksi penerimaan pendapatan jasa service dari pelanggan, transaksi pembayaran gaji karyawan, dan sebagainya Contoh transaksi modal antara lain:
- Pemilik menyetorkan sejumlah uang tunai untuk modal usaha, yang bila berjumlah sangat besar bisa menggunakan cheque.
- Pemilik mengambil sebagian modal untuk kepentingan pribadi (prive)
- Pemilik perusahaan menyerahkan kendaraan pribadinya kepada perusahaan untuk operasional perusahaan
Contoh Transaksi Usaha Yang Dilakukan Perusahaan:
- Pendapatan yang diperoleh perusahaan dari operasional.
- Penjualan barang dagangan baik tunai maupun kredit.
- Pembelian bahan baku untuk produksi.
- Pendapatan yang belum diterima atau piutang.
- Pendapatan yang diterima di awal/ di muka.
Sumber:
https://sarjanaekonomi.co.id/bukti-transaksi/
https://kamus.tokopedia.com/b/bukti-transaksi/
https://www.gurupendidikan.co.id/pengertian-transaksi/
https://made-blog.com/contoh-memo/#gsc.tab=0
https://khanfarkhan.com/contoh-bukti-transaksi/
https://guruakuntansi.co.id/bukti-transaksi/
Hello, my name is Jack Sparrow. I'm a 50 year old self-employed Pirate from the Caribbean.
No comments:
give comment ya